Es bien conocido lo indispensable que resulta el cuadro de clasificación como herramienta de trabajo de un Archivo para su correcta organización y clasificación de su documentación. Por ese motivo, un sistema de gestión de documentos de archivo (SGDA) debe disponer y gestionar los cuadros de clasificación de una forma visual, ágil y amigable capaz de manejar grandes volúmenes de documentación. Pues bien, una funcionalidad esencial de Albalá, que ya está disponible en la versión 7.2, son los cuadros de clasificación uniformes.
Los cuadros uniformes nos permiten la creación de cuadros de clasificación base o macro que pueden replicarse de forma completa o parcial a un fondo documental de uno o varios centros de Archivo. Esto permite gestionar de forma única y centralizada el cuadro de clasificación, por lo que se trata de una herramienta esencial para la gestión centralizada del cuadro de clasificación de una red de archivos.
A continuación vamos a explicar más detalladamente esta funcionalidad creando una red de archivos municipales gestionados por una diputación provincial. Este mismo ejemplo se podría aplicar para archivos de oficina de una misma institución, o incluso para otra red de centros.
¿Cómo crear un cuadro para toda una red de Archivos?
El objetivo que nos proponemos es dar de alta un cuadro de clasificación y asociarlo a todos los archivos municipales que integran una red (en este caso gestionados de forma centralizada por la diputación provincial).
Para ello, el primer paso será crear el cuadro de clasificación, en este caso uniforme. Accedemos a esta funcionalidad desde el módulo de gestión documental, en la opción ‘Cuadros uniformes’. Una vez aquí, nos encontramos con las opciones para trabajar con los cuadros: crear, modificar y eliminar. Vamos a crear un nuevo cuadro uniforme:
Una vez dado un nombre y una descripción, pasamos a crear el cuadro añadiendo sus niveles de descripción:
Los datos por elemento o nodo a introducir son: nivel de descripción (hasta 10 niveles de jerarquía), nombre, código de clasificación y descripción. En cualquier momento posterior podremos cambiar esta información.
Vamos creando la estructura del cuadro de clasificación:
Y desarrollando el mismo, plasmamos los procedimientos administrativos asociándolos a series documentales.
Tras estos pasos, ya tenemos creado nuestro nuevo cuadro de clasificación funcional que vamos a usar como macro para aplicarlo a los archivos que componen la red:
Esta gestión del cuadro nos va a permitir modificar cualquier entrada del cuadro, crear nuevos elementos, eliminarlos y ordenarlos (arrastrando simplemente los nodos en la estructura del cuadro). Con esto ya estamos preparados para asociar el cuadro (total o parcialmente) a todos los archivos municipales de la red provincial. Vamos a ello.
Primero lo asociaremos al Archivo Central:
Esta misma tarea la realizaremos con todos los archivos municipales a los que deseemos aplicar el cuadro creado. Asignado el cuadro, ya podemos ubicar en sus series documentales los expedientes y los documentos en cada uno de los archivos tratados.
Para asociar el cuadro creado a los archivos, seleccionamos el archivo deseado y con dos clicks seleccionamos la opción ‘Cuadros Uniformes’ y procedemos a asignarle el cuadro:
Y ya tenemos la estructura del cuadro de clasificación replicada en los distintos archivos:
Si en algún momento posterior queremos, por ejemplo, añadir una serie documental a todos los archivos de la red, lo haremos a través de esta funcionalidad de la siguiente manera:
- Seleccionamos el cuadro uniforme macro y añadimos una nueva serie documental en el nodo correspondiente.
- Aplicamos el cambio en el archivo y fondo documental deseado.
La gran ventaja de usar esta funcionalidad de Cuadro Uniforme es que su gestión se hace de una forma centralizada por los administradores. ¿Qué implica esto?:
- Por un lado, ningún usuario sin permisos de administrador podrá modificar la estructura de ese cuadro de clasificación.
- Por otro lado, si queremos modificar cualquier información del cuadro (la denominación de una serie documental, por ejemplo, o el código de clasificación, o bien crear un elemento nuevo o bien eliminar uno existente), este se hará solamente en el cuadro macro y este cambio se aplicará automáticamente a toda la red de archivos que lo tenga asignado.
En definitiva, podemos decir que la funcionalidad de los cuadros uniformes es imprescindible para una gestión centralizada y automática de una red de Archivos y fundamental para optimizar el tiempo y el esfuerzo. Diputaciones o redes como el Instituto Cervantes, el Instituto Nacional de Bellas Artes de México o la Compañía de María gestionan sus múltiples centros de esta manera.