El artículo 70 de la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas entiende por expediente electrónico administrativo: «Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedentes y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarlas».
Y además, afirma: «Los expedientes tendrán formato electrónico y se formarán mediante la agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, así como un índice numerado de todos los documentos que contenga cuando se remita. Asimismo, deberá constar en el expediente una copia electrónica certificada de la resolución adoptada».
Componentes del expediente electrónico
Según las Normas Técnicas de Interoperabilidad, un expediente electrónico está compuesto de los siguientes componentes: documentos electrónicos, índice electrónico, firma del índice electrónico y metadatos del expediente electrónico.
1. Documentos electrónicos
Los documentos electrónicos podrán incluirse en un expediente electrónico de las siguientes formas:
- Directamente como elementos independientes.
- Dentro de una carpeta, entendida esta como una agrupación de documentos electrónicos creada por un motivo funcional.
- Como parte de otro expediente, anidado en el primero.
2. Índice electrónico
El índice electrónico sirve para garantizar la integridad del expediente electrónico y permitir su recuperación siempre que sea preciso. El índice electrónico recoge el conjunto de documentos electrónicos asociados al expediente en un momento dado y, si es el caso, su disposición en carpetas o expedientes.
3. Firma del índice electrónico
Firma del índice electrónico realizada por la administración, órgano o entidad actuante de acuerdo con la normativa aplicable.
4. Metadatos del expediente electrónico
Los metadatos constituyen un conjunto de datos que proporcionan contexto al contenido, estructura y firma del expediente, contribuyendo al valor probatorio de este a lo largo del tiempo. Además, los metadatos del expediente pueden incluir particularidades procedimentales de cara a facilitar su gestión.
Requisitos de interoperabilidad del expediente electrónico
1. Los expedientes se formalizan mediante la inclusión de las referencias de los documentos que lo componen en un índice electrónico autentificado que asegura la integridad y la inmutabilidad del expediente desde el momento de su firma.
2. Puesta a disposición de los documentos contenidos en el expediente y obteniendo copia de los mismos.
3. Documentos aportados por los interesados al procedimiento administrativo.
4. El estado de un expediente puede ser consultado en el Punto de Acceso General Electrónico de la Administración o a través de una sede electrónica.
5. Los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenarán por medios electrónicos. Las organizaciones deben conservar en formato electrónico todos los documentos electrónicos que formen parte de un expediente.
6. La formación de los expedientes es responsabilidad del órgano que disponga la normativa específica y en el caso de no existir previsión normativa, del encargado de su tramitación.
7. Los expedientes que puedan ser objeto de remisión o puesta a disposición deben tener un código de identificación único. Deben foliarse a través de un índice electrónico firmado y dichos expedientes además pueden contener documentos electrónicos que formen parte a su vez de otros expedientes y pueden incorporar excepcionalmente documentos en formatos distintos a los establecidos.
8. Transferencia de los expedientes entre los diferentes repositorios electrónicos a efectos de conservación de manera que se pueda asegurar su conservación, y recuperación a medio y largo plazo. Archivo electrónico único en cada Administración.
Ciclo de vida del expediente electrónico
El ciclo de vida del expediente electrónico se define en tres fases: apertura; tramitación; y conservación y selección. Dentro de este ciclo, la formación del expediente tiene lugar a lo largo de las fases de apertura y tramitación. Concluida la tramitación, el expediente se cierra y pasa a conservación y selección para su archivado o destrucción. Las fases del ciclo de vida del expediente electrónico se desarrollan como un ciclo continuo, por lo que los procesos de gestión de documentos y expedientes pueden renovarse en función de las necesidades que se produzcan a lo largo del ciclo de vida.
1. Fase de apertura
La fase de apertura o creación del expediente electrónico conlleva la realización de las siguientes acciones:
- Creación del objeto administrativo digital ‘expediente’.
- Creación del índice electrónico.
- Inclusión en el índice de las referencias de cada uno de los documentos disponibles en el momento de la apertura.
- Asignación de metadatos mínimos obligatorios del expediente electrónico.
2. Fase de tramitación
Durante la fase de tramitación tienen lugar las actuaciones administrativas relacionadas con el expediente. Estas actuaciones pueden tener como consecuencia:
- Inclusión de nuevos documentos que se refleja a través de la inclusión de sus correspondientes referencias en el índice electrónico.
- Cambios de estado o de características particulares del expediente.
- Generación de subexpedientes electrónicos objeto de intercambio generalmente provocados por solicitudes de remisión o puesta a disposición de un expediente.
Todas estas acciones pueden reflejarse a nivel interno en el expediente electrónico a través de metadatos complementarios. La etapa de tramitación concluye con el cierre formal del expediente, necesario para la fase de conservación y selección posterior. En el proceso de cierre de un expediente hay que contemplar, al menos, los siguientes aspectos:
- Compleción del índice del expediente.
- Foliado o indizado del expediente.
Durante el proceso de indizado o foliado básico se lleva a cabo la concatenación ordenada, en el índice electrónico, de los siguientes elementos que sirven para referenciar desde el propio índice a los documentos que componen el expediente electrónico, el cual podría contemplar:
- Identificadores de los documentos electrónicos que componen el expediente.
- Huellas digitales de dichos documentos electrónicos.
- La fecha de incorporación del documento electrónico al expediente.
- El orden del documento dentro del expediente.
- Otro elemento que indique el patrón correspondiente para el proceso de indizado o foliado.
- Datos generales sobre el expediente (fecha de apertura o de cierre del expediente).
Una vez que el índice electrónico ha sido conformado por los elementos anteriormente definidos, se procede a firmar el índice electrónico con el objetivo de que quede debidamente garantizada la autenticidad e integridad de su contenido, y por extensión del expediente.
3. Fase de conservación y selección
En la fase de conservación y selección, una vez transcurrido el periodo de validez administrativa de un expediente, aquellos expedientes o documentos integrantes de los mismos con valor efímero se eliminan reglamentariamente, en tanto que los que tienen valor a largo plazo en atención a su utilidad administrativa, jurídica, archivística, histórica o de investigación y social, y según establezcan las autoridades competentes, se conservan permanentemente, en cualquier caso atendiendo a lo establecido en la NTI de Política de gestión de documentos electrónicos.