Las agrupaciones documentales son la manera en la que agrupamos y ordenamos los documentos dentro de un archivo y afecta a todos los documentos que ha generado una determinada institución en el ejercicio de sus funciones. El archivo tiene que respetar el orden y las estructuras administrativas que tenía la institución que los creó.
Las categorías archivísticas son la unidad documental simple y compuesta, la serie, la sección y el fondo. Son las agrupaciones que nacen en los archivos respetando los principios de procedencia y orden original de la estructura de la institución o fondos. Están ordenados de menor a mayor.
Las agrupaciones orgánico-funcionales
1. Unidad documental simple y compuesta (el expediente administrativo)
Una Unidad Documental Simple (UDS) es un documento, es el elemento simple de una serie. El tipo documental es la unidad producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma y cuyo formato, contenido y soporte son homogéneos, según el Diccionario de Terminología Archivística. Es decir, es la unidad archivística más pequeña intelectualmente indivisible constituida por un documento: un acta, una instancia, un informe, una fotografía, etc.
Una Unidad Documental Compuesta (UDC) es el expediente, es decir, el conjunto de documentos indivisibles que se han ido generando en el proceso de elaboración documental y que custodia la institución como garantía del documento final o de dicha expedición. Los papeles que forman un expediente tienen que ir siempre unidos, debido a que la unidad documental compuesta es el proceso de varias unidades documentales simples.
2. Serie/fracción de serie
Una serie documental, según el Diccionario de Terminología Archivística se define como: «Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y/o de procedimiento». Si en el archivo unimos todos los trámites similares tenemos una serie, es decir, es el conjunto de expedientes que resuelven un mismo asunto. Está compuesta por tipos documentales que responden a un mismo productor y a una misma actividad, con una norma común. Por ejemplo, todos los expedientes que resuelven el mismo trámite de una de las funciones de la institución se resuelve en una serie. Una fracción de serie es una parte de una serie que por diferentes circunstancias se separan del resto, por ejemplo, por falta de espacio.
3. Sección/subsección
Si la serie agrupa los expedientes de una atribución, todas las series que proceden de la misma institución formarán una sección. La sección/subsección corresponde al conjunto de documentos relacionados entre sí y que refleja las subdivisiones administrativas de la institución productora. Cuando no es posible realizar divisiones administrativas, se realizan con un criterio geográfico, cronológico o funcional, pero lo natural es respetar el orden y agrupar en una sección todas las series que formen parte del mismo ente productor. Cuando el productor tiene una estructura jerárquica compleja, cada subfondo tiene a su vez tantos subfondos/subsecciones subordinadas como sean necesarias.
4. Fondo/Subfondo
Se trata de todas las secciones del mismo órgano productor. El fondo/subfondo es el conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor. Es el resultado de la primera aplicación del principio de procedencia y vincula la totalidad de la documentación producida por una institución o persona, reflejando su estructura. La estructura y concepto del fondo dependen de la institución productora, de la conservación de la documentación y de si el organismo productor es una institución viva, es decir, sigue funcionando, o muerta.
Las agrupaciones intelectuales o facticias
Existen dos tipos de agrupaciones de documento que no responden al principio de procedencia y orden natural que los documentos tenían en sus instituciones de origen. Se llaman intelectuales (porque están hechas por la mente del hombre) o facticias (algo que es creado de manera artificial). Dentro de esta agrupación nos encontramos con dos variantes.
1. Colección documental
No presentan una relación de jerarquía como las anteriores ya que su creación está basada en criterios subjetivos. Es la suma artificial de documentos en función de criterios comunes ligados a su contenido o soporte y que son fruto de la voluntad individual, frente al fondo que es el resultado de una estructura orgánica.
2. Secciones facticias
Son similares a las anteriores porque suponen la separación de documentación relacionada entre sí por un criterio preestablecido y su instalación física separada. Es la sección del Archivo en la que se mete todo aquello que no se sabe dónde meter. En el Archivo General de Indias se le conoce como Indiferente General y en Archivo del Vaticano se le conoce como Instrumenta Miscellanea.
El expediente administrativo
El expediente nace en la Edad Media (en el siglo XV), cuando se pone en práctica para cada fase pertinente. Cada expediente resuelve un trámite administrativo completo, dentro del conjunto de funciones y obligaciones que tiene la institución.
El expediente se forma mediante la agregación sucesiva de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, decretos, acuerdos, notificaciones y demás diligencias lo integren. Las partes físicas, es decir, las partes no intelectuales (no son tipologías documentales) que conforman el expediente son:
- Conjunto de documentos que se producen y se insertan de manera sucesiva en el transcurso de la tramitación: están unidos por la relación causa-efecto, de ahí que deban ser ordenados de acuerdo con este ritmo.
- Carpetilla o guarda exterior: contiene y agrupa los documentos, aporta información sobre el nombre de la oficina que lo ha tramitado, la fecha de iniciación y finalización, el resumen del asunto, el número de documentos, los dígitos del cuadro de clasificación con la denominación de serie y la signatura de la instalación.
- Extracto o resumen: el extracto se desarrolla de manera natural en la creación del expediente, son pequeños trámites en los márgenes, o también pueden ser extractos que resuman parte del trámite. Son un par de folios que resumen parte del documento.
- Relación de contenido: breve descripción de cada documento con su fecha y número de orden.
Cualquier expediente va a seguir distintas fases. La tramitación se compone de una fase de iniciación, una fase de instrucción y otra fase de terminación.
1. Fase de iniciación
Hay que diferenciar si es de oficio, es decir, que procede de una administración o si es de parte, es decir, que procede de un particular o de la propia institución.
2. Fase de instrucción
Conjunto de trámites que se dan durante el desarrollo del expediente. En este proceso, cuando se necesita que el trámite avance en una dirección u otra, aparecen una serie de pequeñas notas, conocidas como los impulsos (nota de impulsos).
3. Fase de terminación
Se divide en finalización y ejecución; dentro de la finalización están la resolución, el desistimiento, la renuncia y la caducidad.