Los documentos ingresan en los archivos a través de dos vías: de forma ordinaria, es decir, el ingreso se efectúa mediante transferencia, en un plazo de tiempo determinado, de forma ordenada y con periodicidad (es el tipo de ingreso por antonomasia); y por otro lado, de manera extraordinaria, que se producen de forma ocasional, sin un plazo determinado, ni periodicidad.
Los documentos se incorporan a los procesos y forman parte del sistema de gestión documental y además, pasan por distintas fases en su ciclo de vida en función de su utilidad, lo que significa el ingreso en el subsistema intermedio o en el histórico.
José Ramón Cruz Mundet en su libro Archivística, gestión de documentos y administración de archivos plasma el proceso que viven los documentos para llegar a los distintos archivos, que a continuación exponemos.
1. Ingreso ordinario de documentos
La transferencia de fondos es el conjunto de procedimientos mediante los cuales los documentos son remitidos de una etapa a otra del archivo, siguiendo su ciclo vital. En un sistema archivístico básico, las oficinas envían sus fondos al archivo general; en un sistema extenso (autonómico o estatal), las oficinas transfieren los documentos a sus respectivos archivos administrativos, de estos al intermedio y luego al histórico.
En resumen, el ingreso ordinario consiste en trasladar los fondos de una etapa a otra de acuerdo con la edad de los documentos, adaptándose a unas reglas y a unos plazos de obligado cumplimiento.
Al realizar ingresos ordinarios de documentos nos encontramos transferencias directas en masa, cuando durante los primeros años de organización del sistema pueden aparecer fondos y agrupaciones documentales olvidadas que hay que recuperar y adherir al archivo; y/o transferencias directas continuas, cuando los documentos, los expedientes son enviados al archivo a medida que se producen, según finaliza su tramitación (esta se da solo en casos de entidades pequeñas con poco espacio y poco personal).
El envío de documentos
Cualquier transferencia se debe basar en una serie de principios: los procedimientos deben ser simples, se debe asegurar una instalación y una recuperación sencilla de los documentos, se debe permitir la redacción posterior de instrumentos de descripción y se ha de respetar su procedencia. Los documentos deben enviarse cuando así lo indique el calendario de transferencias elaborado en función del proceso de valoración.
Antes de remitir los documentos, los responsables deben llevar a cabo una serie de acciones: destruir los documentos inservibles (fotocopias de originales conservados, borradores reemplazados por sus redacciones definitivas, etc.); después deben comprobar que los documentos estén en orden dentro de los expedientes y que estén completos, puesto que solo se pueden remitir expedientes completos y conclusos; en tercer lugar, los documentos deberán estar en cajas de archivo normalizadas, a las que se dará un número correlativo y se adjuntarán los instrumentos de descripción relativos a los mismos. Estos criterios son válidos también para los documentos electrónicos, aunque el traspaso y su elaboración se realice de forma distinta y con medios diferentes.
La relación de entrega
La relación de entrega es un documento normalizado que acompaña a cada remisión y proporciona unos datos básicos: nombre del servicio remitente, signatura del remitente, descripción de los expedientes, plazo de conservación, etc.
En el caso de los documentos electrónicos, la transferencia está asociada a una acción previa, la captura, la cual consiste en el interface técnico entre el sistema de gestión de archivo y las aplicaciones corporativas de trabajo, para importar y archivar los documentos electrónicos, que, junto a una serie de reglas, se asegura que esos documentos son adecuados y están completos.
Se incluyen los metadatos requeridos y se mantienen los vínculos con otros documentos dentro de la agrupación a la que pertenecen. Esto implica la incorporación de los documentos al sistema de archivo electrónico, lo que incluye el registro, la clasificación, la adición de metadatos y el almacenamiento. OAIS describe la filosofía de la transferencia electrónica.
2. Ingreso extraordinario de documentos
Los ingresos extraordinarios son ingresos que se producen sin un plazo determinado y sin una periodicidad. Existen diversos tipos:
- Donación: entrega simple sin mediación de compra o intercambio de bienes.
- Legado: se realiza por manda testamentaria a ejecutar por los herederos.
- Compra: es un procedimiento poco frecuente en los archivos por la falta de medios económicos.
- Reintegración: consiste en la devolución al archivo de los documentos que han estado en poder de otras personas, organismos e incluso naciones.
- Comodato o depósito: depósito de una documentación por un periodo determinado o indeterminado. No implica transferencia de propiedad y los documentos no se convierten en propiedad del receptor. Este tipo se emplea tanto en archivos privados como en públicos.