El término metadato une dos términos: uno de origen griego, meta (más allá) y otro procedente del latín, datum (dato), es decir, ‘más allá de los datos’. Los metadatos son un conjunto de datos que describen el contenido informativo de un recurso, de un archivo o de información de los mismos. Es decir, es información que describe otros datos. Datos sobre los datos que hacen que el documento pueda ser utilizado y comprendido.
La definición genérica de metadato, según figura en el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) es: «Dato que define y describe otros datos», también define el término metadato de gestión de documentos: «Información estructurada o semiestructurada que hace posible la creación, la gestión y el uso de documentos a lo largo del tiempo en el contexto de su creación. Los metadatos de gestión de documentos sirven para identificar, autenticar y contextualizar documentos, y del mismo modo a las personas, los procesos y los sistemas que los crean, gestionan, mantienen y utilizan».
El artículo 42 del Real Decreto 1671/2009, al desarrollar las disposiciones comunes sobre los documentos electrónicos, define metadato de la siguiente manera: «Cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento».
Por lo tanto, los metadatos, según el ENI, en el ámbito de la Administración Electrónica, son un instrumento que define la incorporación y la gestión de los metadatos de contenido, contexto y estructura de los documentos electrónicos a los largo de su ciclo de vida.
Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE)
De la importancia de la existencia de unos metadatos que se puedan aplicar al documento administrativo electrónico surge, en el ámbito español, el Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE), dentro del marco del ENI, que supone la existencia de un esquema estándar de metadatos. Ha habido otros modelos de metadatos, a nivel internacional, sobre los que se ha edificado el e-EMGDE, por ejemplo los modelos EAD, EAC, METS, PREMIS o el modelo AGRkMS.
El e-EMGDE se trata de un esquema acordado entre las diferentes administraciones públicas españolas: Administración General del Estado, comunidades autónomas, administración local y las universidades. La existencia de un estándar estatal permite, después de años sin un modelo, que todas las administraciones puedan adoptar el esquema.
Se desarrolla y se recomienda su utilización dentro de la Norma Técnica de Interoperabilidad de política de gestión de documentos electrónicos. En julio de 2016 se publicó la versión 2.0 del e-EMGDE.
El e-EMGDE está basado en el referente Australian Government Recordkeeping Metadata Standard (versión 2.2), utilizado por el Archivo Nacional de Australia y adaptado al ámbito español y a los requisitos de nuestra normativa, incorporando los componentes necesarios para hacerlo compatible con los requisitos de las restantes Normas Técnicas de Interoperabilidad y la legislación vigente. El e-EMGDE establece:
- El modelo conceptual en el que se apoya el modelo de metadatos, sus propiedades y su lógica subyacente.
- La descripción de cada uno de los elementos y subelementos de metadatos, a través de la descripción de cada una de sus características: definición, propósito, obligatoriedad, etc.
- Los esquemas de valores necesarios para cumplimentar los valores de los elementos de metadatos pertinentes.
- Las referencias a las normas utilizadas como base, así como a otras normas de posible utilidad.
Los metadatos del e-EMGDE se utilizan para:
- Gestionar los documentos y expedientes desde que se producen hasta que se eliminan o se transfieren a otro archivo.
- Automatizar los plazos de acceso a la documentación, la clasificación, la conservación o la transferencia a otro archivo.
- Informar sobre múltiples aspectos como su identificación, la firma, la reutilización, el tipo documental, el estado de tramitación, la integridad, las características técnicas y su trazabilidad, entre otros aspectos.
Metadatos mínimos necesarios
El esquema describe los elementos de metadatos mínimos necesarios que contribuyen a que los documentos sean auténticos, fiables, íntegros y disponibles, en un momento determinado y a lo largo del tiempo, garantizando su interoperabilidad. También describe algunos de los metadatos necesarios para la conservación a largo plazo. El e-EMGDE contiene tres bloques diferenciados de metadatos:
- Obligatorios de acuerdo con las NTI de documento electrónico y expediente electrónico.
- Complementarios mínimos necesarios para la transferencia de documentos y expedientes electrónicos, entre repositorios con cambio de custodia.
- Complementarios recomendados para la gestión óptima de documentos y expedientes electrónicos.
Ingreso de la documentación en el archivo
Para el ingreso de la documentación en el archivo, el e-EMGDE debe constar de:
- Metadatos obligatorios ENI con especial importancia del código SIA.
- Metadatos complementarios para la gestión de documentos y expedientes electrónicos: metadatos heredados de la serie documental y metadatos con valores propios para cada documento y expediente electrónico.
- El resto de los metadatos establecidos en cada política para su gestión en archivo se heredan o se deducen de la serie documental en la que se almacena el mismo.