El uso de metadatos en la gestión documental es fundamental para la estructuración de la información digital o digitalizada en un archivo. Tal y como recoge la norma UNE-ISO 23081-1:2018, entre otros aspectos, los metadatos protegen los documentos; aseguran su accesibilidad y disponibilidad a lo largo del tiempo; facilitan su comprensión; sirven de base para una recuperación eficiente; y proporcionan vínculos lógicos entre los documentos y su contexto de creación, manteniéndolos de forma estructurada, fiable e inteligible.
Conscientes de ello, nuestro software de gestión documental, BKM, ofrece a los usuarios la opción de configurar modelos de metadatos en función de la documentación a introducir en el sistema. Y es que no es lo mismo describir una foto que un plano o un expediente, ¿verdad?
A continuación, vamos a ver, paso a paso, cómo hacer uso de la “Asociación de configuración” en BKM. Aunque si ya eres cliente de Albadoc, puedes ver el tutorial completo sobre cómo utilizar esta opción del aplicativo en nuestro Portal del Cliente.
Cómo utilizar la opción “Asociación de configuración”
Lo primero de todo es iniciar sesión en BKM. Una vez dentro del aplicativo debemos ir al menú “Configuración” y, allí, seleccionar la opción “Configuración de atributos”.
Dentro de esta opción veremos que aparecen unas asociaciones de configuración previamente definidas. Pero si lo que necesitamos es crear una nueva, debemos hacer clic en el botón “+”.
Ya estamos dentro del formulario de inserción y vemos todas las opciones disponibles para realizar una asociación de configuración. El primer paso es darle un nombre, en el que aconsejamos ser específicos e indicar el centro de documentación en el que se va a utilizar dicho modelo y alguna información más que permita identificarlo. A continuación, en el apartado de “Asociaciones” podemos definir un Tipo de usuario (donde aparecen los roles previamente definidos), un Nivel (fondo, subfondo, sección, actividad, subactividad, etc.), un Archivo (donde elegiremos entre los diferentes centros de documentación creados en BKM) y un Tipo de documento. A continuación, podemos establecer las configuraciones y definir aquellos campos que pueden ser Heredados, Requeridos, Automáticos, el Esquema (ISAD o e-EMGDE) en el que vamos a escribir y el Modelo.
Una vez configurado todo, hacemos clic en aceptar y ya habremos dado de alta una nueva asociación, que aparecerá en el listado de “Configuración de atributos”. Este mismo proceso es el que habrá que repetir en caso de necesitemos crear más de una asociación.
Añadir documentación con la asociación de configuración
Cuando vayamos a añadir al sistema un documento, foto, plano, expediente, etc. elegiremos en el menú lateral izquierdo de BKM el centro de documentación al que pertenecerá y haremos clic en la opción “Añadir”.
En este punto el sistema lanza una ventana de “Alta en el cuadro” en la que tenemos que indicar el “Tipo de documento” que vamos a introducir en el centro de documentación” y, automáticamente, BKM detectará la asociación de configuración que hemos creado previamente para ese tipo de documento.
En el siguiente paso de “Identificación” del documento podemos comprobar en la esquina superior derecha, qué modelo de metadatos estamos usando para dar de alta ese nuevo documento en el archivo. Si es el adecuado ya solo tenemos que completar los campos que nos pide y guardar.
Control total de los metadatos con BKM
Poder predefinir aquellos metadatos que deban usarse en la descripción del fondo documental es una gran ventaja que ofrece BKM a sus usuarios. Gracias a ella, generamos una descripción documental más rica y con menos ruido. Algo que, además, va a permitir que, una vez indexada la documentación, las búsquedas que se realicen, por ejemplo, en MediaSearch, el software de Albadoc para la difusión y acceso público de la documentación-, arrojen resultados aún más exactos.
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