La Fundación de la Universidad de Cantabria para el Estudio y la Investigación del Sector Financiero ya utiliza nuestro software Albalá para la gestión de documentación del Archivo Histórico Banco Santander. Próximamente también dispondrá del módulo MediaSearch para la difusión de sus fondos documentales a través de la web.
El acelerado proceso de digitalización de nuestra sociedad demanda a las fundaciones la implementación de soluciones eficaces y seguras para la gestión, la preservación, la difusión y la consulta de sus activos documentales.
Los retos en materia de gestión documental de las fundaciones son múltiples:
- Eficiencia en la gestión, con sistemas eficientes que garanticen el cumplimiento normativo y la seguridad en la preservación y el acceso.
- Transparencia en la gestión de sus activos documentales.
- Responsabilidad en la preservación de sus activos documentales, en algunos casos de gran valor histórico y/o cultural.
- Visibilidad, para que los diferentes grupos de interés tengan un mejor conocimiento de las actividades que realizan las fundaciones y de su impacto social.
Teniendo en cuenta estos retos en el proceso de transformación digital, la Fundación UCEIF de la Universidad de Cantabria para el Estudio y la Investigación del Sector Financiero contrató en octubre de 2022 a Albadoc para la implantación de sus soluciones para la gestión documental del Archivo Histórico Banco Santander.
Gestión documental del Archivo Histórico Banco Santander con Albalá y MediaSearch
La Fundación UCEIF necesitaba dotar al Archivo Histórico Banco Santander de un software para la gestión integral de los fondos documentales. Desde Albadoc planteamos como solución la implantación de un Sistema de Gestión Integral de Documentación de Archivo que facilitara el control, la clasificación, la conservación, la búsqueda y la difusión del patrimonio documental.
La implantación del software tenía un doble objetivo:
1. Gestionar el archivo de la Fundación UCEIF con el sistema Albalá, que permite la gestión avanzada de los activos digitales bajo principios documentales. La adquisición del software Albalá comprende todos los módulos necesarios para realizar una gestión integral del archivo, entre otros:
- Módulo de descripción (basado en la normativa internacional y nacional ISAD-G, ISAAR, NEDA, etc.).
- Módulo de gestión de depósitos.
- Módulo de valoración y conservación documental.
- Módulo de transferencias desde archivos administrativos/oficina.
- Módulo de informes y estadísticas (se incluyen los instrumentos de descripción).
- Módulo de consultas en sala y préstamos.
2. Disponer, a través de MediaSearch, de un portal de acceso web (intranet/internet) de consulta a los fondos documentales y audiovisuales.
La implementación del software permitirá:
- Ofrecer una aplicación adaptada al entorno tecnológico actual.
- Dotar al Archivo Histórico Banco Santander de una herramienta con gran capacidad de integración con otros sistemas internos que sean proveedores de información y documentación al archivo.
- Difundir su fondo audiovisual a través de MediaSearch, que recolecta automáticamente la información contenida en el sistema de gestión de documentación Albalá y la muestra en un portal web.
Gracias a la implantación de nuestro software Albalá, ya ejecutada, la Fundación UCEIF ha dado un salto cualitativo en la gestión documental de sus fondos, con potentes y modernas herramientas informáticas. El siguiente paso es la integración del módulo MediaSearch para el acceso y la consulta web de los fondos documentales de la Fundación, fase en la que estamos trabajando actualmente.
Las soluciones para el Archivo Fotográfico de la Fundación de la Guardia Civil
Otro caso de éxito en la implantación de soluciones avanzadas para la gestión documental en el sector fundacional es el del Centro de Fotografía Histórica de la Guardia Civil, gestionado por la Fundación de la Guardia Civil.
El Centro de Fotografía Histórica de la Guardia Civil (CEFO) nació con el objetivo de concentrar en un único repositorio todo el acervo documental de la institución, hasta ahora disperso en fondos fotográficos de publicaciones, registros públicos, unidades de la Guardia Civil, colecciones privadas y ciudadanos particulares. En ese caso, desde Albadoc desarrollamos un sitio web con nuestras soluciones Albalá y MediaSearch que recoge más de 16.000 archivos digitales con la historia visual de esta fuerza.
Encontrarás más información sobre este proyecto desarrollado para la Fundación de la Guardia Civil en este enlace.