La gestión documental se vincula con aspectos fundamentales de la gestión de las organizaciones, como la eficiencia administrativa, la responsabilidad, la transparencia, la calidad y el cumplimiento normativo. A partir de cinco definiciones básicas, ponemos en valor el concepto de gestión documental, sus principales objetivos y beneficios, destacando la importancia y su protagonismo en los archivos.
Cuando hablamos de gestión documental, solemos pensar primero en las soluciones tecnológicas disponibles para llevar adelante esa tarea. Nosotros mismos desde Albadoc nos dedicamos al desarrollo e implantación de soluciones avanzadas para la gestión de archivos y centros de documentación. Pero, más allá de estas soluciones, que son una más de las herramientas disponibles para ayudarnos a gestionar la documentación, subyace una pregunta fundamental: ¿qué nos aporta una gestión documental basada en la normativa y la metodología?
En este artículo queremos aportar algunas definiciones básicas de la gestión documental, poniendo el foco en los archivos y en distintos valores asociados con la gestión de las organizaciones como son la eficiencia, la responsabilidad, la transparencia, la calidad y el cumplimiento normativo.
1. La gestión documental como herramienta para la eficiencia administrativa
Puede parecer un poco utilitarista comenzar por este aspecto, pero lo cierto es que las soluciones de software de gestión documental ayudan a potenciar el uso y los beneficios de archivos y centros de documentación y entre ellos, la optimización de la gestión corporativa. Como define Carlos Zapata, la gestión de documentos es «una estrategia de información y una herramienta para la gestión del conocimiento y, a la vez, es un programa permanente de la administración de nivel gerencial, cuyo objetivo es lograr economía de recursos y eficiencia administrativa en toda la organización».
2. La gestión documental como un ejercicio de responsabilidad y transparencia
Uno de los principales retos que afrontan las organizaciones es realizar una gestión responsable de sus recursos y activos, entre ellos los archivos y documentos que están bajo su tutela. Así lo define la Norma ISO 15489-1:2016 sobre Gestión y preservación de los documentos y la información digital: «La gestión de documentos comprende el campo de la gestión responsable de los documentos a lo largo del tiempo, sea cual sea su formato o soporte, desde su creación o recepción hasta su disposición. Esto incluye la captura y el mantenimiento de la información sobre acciones y decisiones organizativas».
En esa misma línea, la Norma ISO-30300 sobre Información y Documentación. Sistemas de gestión para los documentos hace referencia al ciclo de vida de los archivos, un proceso que incluye «la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de los documentos» que gestiona una organización. El último aspecto mencionado, la disposición, se vincula con uno de los aspectos claves en la gestión de las organizaciones: la transparencia. Hoy en día, la gestión documental de archivos tiene como uno de los objetivos principales el poner los activos documentales a disposición de los grupos de interés y de la ciudadanía para su consulta.
3. La gestión documental como pilar de la calidad y el cumplimiento normativo
En el punto anterior mencionamos dos normas de calidad relacionadas con la gestión documental. En ese mismo sentido, Francisco J. Crespo Muñoz definía el quehacer archivístico como «un conjunto de procesos que conlleva al conocimiento de una terminología que entronca con las normas ISO y con el Modelo EFQM de la calidad; la propia gestión documental descansa sobre la normativa de la International Organization for Standardization, más concretamente en la norma ISO 15489».
La gestión documental se basa, por tanto, en una serie de terminologías y protocolos específicos y, al mismo tiempo, su implementación permite el cumplimiento de las normas de calidad establecidas en regulaciones nacionales e internacionales.
4. Una visión sistémica de la gestión documental
De todo lo anterior, se desprende que una gestión documental eficiente, que garantice el cumplimiento y cumpla con los estándares de calidad establecidos, requiere la implantación de un sistema archivístico.
Anabella Barroso define al sistema archivístico como «el conjunto de normas, directrices, archivos y servicios técnicos que gestionan la organización, descripción, transferencia, depósito. conservación, acceso y difusión de la documentación». En resumen, de lo que se trata es de construir una arquitectura de la gestión de archivos que garantice una organización eficiente, tanto para su preservación como para que la información y la documentación sean accesibles y se puedan compartir con quienes necesiten o quieran consultarla.
5. Lo que hay que tener en cuenta al implantar un Sistema de Gestión Documental
Empecemos por definir qué es un Sistema de Gestión Documental: «El conjunto de elementos y de relaciones entre ellos diseñados con el objetivo de normalizar, controlar y coordinar todos los procesos y actividades que inciden en la producción, recepción, circulación, almacenamiento, organización, conservación, disposición final y accesibilidad de los documentos generados en el transcurso de la actividad de una organización».
Se trata por tanto de una herramienta compleja, que debe garantizar la conservación, originalidad, autenticidad, integridad y veracidad que confieren valor a los documentos y, también, su organización, manteniéndolos integrados en su contexto.
Fuente de referencia
BARROSO, Anabella: «Haciendo de la necesidad virtud. Pasos para la transformación digital en entidades eclesiales. El caso de la diócesis de Bilbao». Tábula Nº27, 2024 pp 67-92
CRESPO MUÑOZ, Francisco Javier: «La descripción archivística en el marco de la gestión documental por procesos». Revista Española de Documentación Científica, 42(4), e248. https://redc.revistas.csic.es/index.php/redc/article/view/1054
Norma UNE-ISO 15489-1:2016. Disponible en https://www.une.org/encuentra-tu-norma/busca-tu-norma/norma/?c=N0057440
Norma UNE-ISO 30300. Disponible en https://www.une.org/encuentra-tu-norma/busca-tu-norma/norma/?c=N0065289
ZAPATA, Carlos. «Gestión documental y gobierno electrónico: problemas, retos y oportunidades para los profesionales de la información». Archivo General de la Nación de Colombia, Bogotá, 2015.