El proyecto ya está en fase de desarrollo y contempla el suministro, implantación y mantenimiento del Sistema Integral de Gestión de Archivo físico y electrónico de la Diputación Provincial de Alicante y su Grupo Local. El proyecto incluye además la gestión documental en los archivos locales incluidos en el Plan de Archivos Municipales de la Provincia de Alicante.
Madrid, 27 de febrero de 2022.- La Diputación Provincial de Alicante ha iniciado el proceso de renovación de su Sistema Integral de Gestión de Archivo (SGDA), tanto físico como electrónico, con la implantación de nuestro software de gestión de documentación de archivo Albalá. Gracias a esta solución la ciudadanía podrá ejercer el derecho de acceso universal a los registros culturales y de información disponibles a través de dicho SGDA.
El objeto del proyecto, licitado en el año 2022 y actualmente en proceso de implantación, es el suministro de una herramienta de gestión documental y archivo, con módulo de archivo físico, archivo electrónico, preservación a largo plazo, y difusión y publicación de fondos documentales en web, que facilite la gestión de documentos, expedientes y otros objetos físicos y digitales generados o recibidos por la Diputación de Alicante, y su Grupo Local. El proyecto incluye además la gestión documental en los archivos locales incluidos en el Plan de Archivos Municipales de la Provincia de Alicante.
El proyecto también contempla la prestación del servicio de preservación digital, conservación a medio y largo plazo, y puesta a disposición de estos documentos, expedientes y objetos digitales, así como la asistencia técnica para su implantación y posterior mantenimiento.
Implantación de Albalá versión 7.3
La solución ofrecida por Albadoc a la Diputación de Alicante es el software de gestión de documentación de archivo Albalá en su versión 7.3, con una completa configuración y parametrización, además de la integración con los sistemas de administración electrónica y la migración de datos desde los sistemas preexistentes.
El plan de implantación tiene como objetivo garantizar la continuidad de la prestación del servicio que perciben actualmente los usuarios de la Diputación de Alicante, minimizando el impacto que sobre ellas tenga este proceso.
Para ello, se aplica una metodología de proyectos que toma como referencia un conjunto de buenas prácticas, normas y estándares reconocidos en cada uno de sus ámbitos de aplicación del proyecto de implantación del SGDA.
La segunda fase del proyecto contempla la parametrización del SGDA y la configuración del módulo de Archivo Electrónico. Gracias a que el sistema de Albadoc permite un alto grado de personalización, se desarrollará un diseño corporativo adaptado a los requerimientos particulares de la Diputación de Alicante.
Trabajo en equipo con la Diputación, la clave del éxito
La colaboración y supervisión de los responsables en la Diputación, además de su revisión dinámica de los datos hasta la carga final, es fundamental en todas las fases del proceso. El trabajo en equipo con la Diputación garantiza la detección de posibles problemas o ajustes necesarios, trabajando sobre datos reales y garantizando la eficacia del proyecto.
A lo largo del proceso de implantación se realizan pruebas funcionales, para confirmar la correcta instalación de cada uno de los módulos de la aplicación, con actualizaciones sucesivas de la maqueta inicial que permiten subsanar errores detectados y dar respuesta a las peticiones de los técnicos de la Diputación de Alicante.
Gracias al feedback e implicación del equipo de la Diputación junto al de Albadoc podremos hacer propuestas para mejorar los resultados.
Participación de los usuarios
Involucrar a los usuarios en todas las fases del proyecto es una pieza indispensable del proceso.
Para poder tener en cuenta las necesidades de los participantes en el proceso y cumplir con los objetivos, trabajaremos conjuntamente con el equipo de la Diputación de Alicante realizando entrevistas y reuniones con los responsables del proyecto.
También se realizarán test y feedback con los usuarios profesionales, usuarios archiveros y usuarios administradores.
Plan de formación
Un aspecto diferencial de la propuesta de Albadoc es el plan de formación. Como parte de la oferta integral, nuestros programas de formación van ligados tanto a los procesos de implantación del SGDA como al trabajo posterior con el mismo, cubriendo las necesidades no solo de nuevos usuarios sino también de aquellos que requieren programas de reciclaje.
Este plan permitirá la adquisición del completo conocimiento del sistema, tanto a los usuarios finales o avanzados del mismo como a usuarios técnicos y demás personas que tengan que realizar la administración funcional y tecnológica de la plataforma.
El plan de formación incidirá especialmente en capacitar a los usuarios del SGDA para que puedan formar tanto al personal de la Diputación como a los miembros del Grupo Local y al de los archivos locales incluidos en el Plan de Archivos Municipal, en el uso que vayan a realizar de la aplicación, contemplando la transmisión del conocimiento de tal manera que se asegure una adecuada gestión de cambio.