El proceso de transformación digital de nuestra sociedad demanda a las administraciones públicas y entidades privadas la implantación de nuevas soluciones tecnológicas para la gestión de su Archivo Electrónico. Estas herramientas deben ser eficaces y fáciles de usar para los gestores, y garantizar la autenticidad, la integridad y la conservación del documento a lo largo de todo su ciclo de vida.
La transformación digital de nuestra sociedad se ha acelerado de forma exponencial en la ultima década, con el desarrollo continuado de nuevas soluciones tecnológicas que cada día ofrecen nuevas herramientas de gestión. Un proceso de transformación que en los últimos años ha tomado un impulso aún mayor a partir de la pandemia de la COVID-19, que mostró la importancia del mundo digital para mantener abiertas nuestras comunicaciones y poder gestionar nuestra información y patrimonio documental.
En el ámbito de la gestión documental del sector público, este proceso de transformación digital había tenido un hito con la aprobación de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. En su artículo 17, esta normativa establece una serie de cuestiones fundamentales en relación con el archivo de documentos generados en los distintos procedimientos de las administraciones públicas:
- Cada Administración debe disponer de un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados.
- Esos documentos electrónicos deben conservarse en un formato que garantice la autenticidad, la integridad y la conservación del documento; así como su consulta, con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión.
- Una cuestión fundamental es mantener la accesibilidad y la capacidad de uso de los documentos electrónicos en el largo plazo. Esto supone prever problemas de acceso y lectura derivados de la evolución tecnológica, asegurando la posibilidad de convertir los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones; así como el deterioro en los soportes o errores humanos en la gestión.
- La seguridad es una prioridad para la conservación de estos documentos electrónicos en el largo plazo, por lo que las herramientas o soportes en los que se almacenen deben cumplir con las medidas establecidas en el Esquema Nacional de Seguridad para garantizar la integridad, la autenticidad, la confidencialidad, la calidad, la protección y la conservación de los documentos almacenados. Entre los aspectos a tener en cuenta se encuentran la identificación de los usuarios, el control de accesos y el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación sobre Protección de Datos.
En definitiva, de lo que se trata es de disponer de las soluciones tecnológicas adecuadas para garantizar el ciclo vital completo de los archivos y la preservación de la información en el largo plazo.
Herramientas de gestión de Archivo Electrónico
Teniendo en cuenta las exigencias normativas y la necesidad de los gestores de disponer de herramientas, que a la vez sean eficaces y fáciles de usar, los profesionales y empresas especializadas en la gestión documental venimos trabajando en el desarrollo de nuevas soluciones tecnológicas.
En el caso de Albadoc, nuestros esfuerzos se han focalizado en el desarrollo de una solución avanzada para la gestión integral de documentación de archivo electrónico y físico de las administraciones públicas y privadas: el nuevo Albalá.
Este software ha sido desarrollado siguiendo los estándares internacionales establecidos por el modelo OAIS (Open Archival Information System), que establece 4 procesos básicos sobre el material a ser archivado:
- Ingesta de la información, cuando se determina que debe pasar al sistema de preservación.
- Almacenamiento del archivo, incluyendo la planificación de las acciones para la preservación a largo plazo.
- Gestión de datos, con todos los metadatos generados a lo largo del ciclo de vida de los ficheros.
- Acceso y consulta de la información preservada.
Gracias a su arquitectura, Albalá ofrece a las administraciones públicas y entidades privadas una solución tecnológica que les permite preservar la autenticidad, la integridad y la accesibilidad de su archivo electrónico, garantizando el cumplimiento de las exigencias normativas.
Este software es el resultado de más de dos décadas de trabajo continuado de nuestro equipo técnico, lo que nos permite conocer de manera directa los retos y los desafíos a los que se enfrentan los gestores de archivos, para ir mejorando de forma continua nuestras soluciones a partir del feedback que nos ofrecen con su experiencia de usuario.
Precisamente gracias a ese conocimiento, nuestro software Albalá se ha desarrollado con una serie de funcionalidades de gran valor demandadas por los propios gestores de archivo electrónico.
- Es una herramienta flexible y dinámica, que permite configurar una amplia lista de tareas para adaptarse de forma personalizada a las necesidades particulares de cada organización.
- Se integra con todo tipo de tecnologías utilizadas por las administraciones y entidades privadas en las fases previas al archivo electrónico, asegurando la integridad del ciclo de vida de la documentación.
- Tiene un sistema de ingesta muy funcional, que permite proceder al archivo de la información tanto de modo automatizado como manual.
- Dispone de un sistema de preservación del archivo a largo plazo, el cual, de forma regular, revisa los ficheros y los convierte a nuevos formatos para asegurar su acceso y su lectura.
Como no podía ser de otra manera, nuestros sistemas de información han obtenido el certificado de cumplimiento del Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la Administración Electrónica, lo cual es una garantía fundamental de la calidad de estas soluciones.
Nuestra solución: Albalá
Albalá es una aplicación para la gestión de documentación de archivo que permite el ingreso, la clasificación y descripción, la administración, el almacenamiento, el acceso y la difusión de la documentación. Es un sistema con más de 20 años de evolución, que facilita la gestión del ciclo vital de la documentación, física y electrónica, en su fase de archivo: oficina, central/intermedio e histórico.
Construido bajo normativas y estándares archivísticos y documentales, tanto nacionales como internacionales, la arquitectura de Albalá facilita la integración con fuentes de datos; con sistemas tramitadores de expedientes; y con herramientas de base de la gestión documental administrativa.