La dispersión documental, la escasez de recursos técnicos y las nuevas obligaciones legales plantean importantes retos para las entidades supramunicipales. El proyecto desarrollado por Albadoc en la Comarca de La Litera, con la implantación de una solución integral que incluye el sistema de gestión Albalá, es un buen ejemplo de cómo la transformación digital puede aportar eficiencia, seguridad jurídica y preservación del patrimonio documental a estas entidades públicas.
La gestión documental en las mancomunidades y las comarcas presenta desafíos cada vez más complejos. La dispersión de archivos físicos, la escasez de personal técnico especializado, la necesidad de facilitar el acceso a la documentación histórica y el avance todavía desigual de los procesos de digitalización dificultan una gestión eficiente de la información pública. A ello se suma la coexistencia de procedimientos manuales que incrementan los tiempos de trabajo y complican la localización y la conservación de los documentos.
Junto a estos retos operativos, las administraciones locales deben responder a un marco normativo cada vez más exigente. La legislación les obliga a garantizar la conservación documental, disponer de un archivo electrónico único, facilitar la transparencia y el acceso de la ciudadanía a la información, integrarse en los sistemas autonómicos de archivos y asegurar la preservación a largo plazo de los fondos documentales.
Para responder a estas necesidades, Albadoc ofrece una solución integral basada en la implantación del software de gestión documental Albalá y del módulo de difusión MediaSearch. Esta propuesta permite centralizar la gestión documental, optimizar recursos compartidos entre distintos municipios, reducir los costes administrativos y mejorar tanto la transparencia como el acceso a la información. Todo ello con un enfoque orientado al cumplimiento normativo y a la preservación del patrimonio documental.
Las mancomunidades y las comarcas son un ámbito estratégico para este tipo de proyectos, ya que permiten prestar servicios comunes a varios municipios, especialmente a aquellos de menor tamaño que disponen de recursos más limitados.
El caso de la Comarca de La Litera
La experiencia desarrollada en la Comarca de La Litera constituye un ejemplo de cómo este modelo puede aplicarse con éxito en entidades que prestan servicios compartidos a varios municipios. Situada en la provincia de Huesca (Aragón), la comarca está integrada por catorce municipios: Albelda, Alcampell, Altorricón, Azanuy-Alins, Baélls, Baldellou, Binéfar, Camporrélls, Castillonroy, Esplús, Peralta de Calasanz, San Esteban de Litera, Tamarite de Litera y Vencillón.
Desde Albadoc se impulsó la transformación digital del Archivo Comarcal de La Litera mediante la implantación de un Sistema de Gestión Integral de Archivos. El proyecto respondió a la necesidad de garantizar una gestión más eficiente de los fondos documentales, facilitar el acceso a la información y asegurar la conservación a largo plazo de un patrimonio documental de gran valor para la administración, la investigación, la cultura y la memoria histórica de los municipios que integran la comarca.
La solución implementada permitió optimizar los procesos de control, clasificación, conservación, búsqueda y difusión de la documentación. Además de una actualización tecnológica, la iniciativa supuso una transformación de los procedimientos archivísticos al centralizar la gestión documental en una plataforma especializada, facilitando el trabajo de los profesionales del archivo y mejorando los servicios prestados tanto a la administración como a la ciudadanía.
El núcleo de la solución implementada fue el software Albalá, en su versión 7, desplegado en modalidad On Premise sobre la infraestructura tecnológica de la propia institución. La plataforma incorporó funcionalidades avanzadas para la descripción archivística, la organización de fondos documentales, la recuperación de información y la difusión de contenidos, adaptadas a los estándares profesionales del sector.
Además, la solución incluyó servicios OPAC para usuarios internos y externos, favoreciendo la consulta de información y acercando el patrimonio documental de la comarca a investigadores, ciudadanos y entidades interesadas.