Albadoc sigue ofreciendo cobertura a las bibliotecas, a los archivos y a los centros de documentación en el sector de la automatización de la información y otros servicios, a través del Servicio de Gestión Documental (SGD) que tuvo su origen en Baratz.
Una trayectoria iniciada hace más de 30 años, que nos permite no ser ajenos a las nuevas necesidades que, en el ámbito de la gestión de recursos informativos, se plantean actualmente.
Un camino interesante en el que no ha quedado más remedio que evolucionar junto con las instituciones, aprender de los técnicos de la administración, y cómo no, aprovechar, además, las sinergias que, en nuestro caso, nos ofrece el resto de integrantes de la empresa. Sin duda, ir de la mano de quienes tienen la responsabilidad de desarrollar las herramientas con las que un número elevado de instituciones trabaja, nos aporta un know-how nada desdeñable, sin perjuicio de que podamos realizar nuestros servicios con otras aplicaciones.
Hemos sido testigos, por otra parte, de cuántas veces se ha cuestionado la externalización de servicios. Sin ánimo de recuperar polémica alguna, tratamos aquí algunos aspectos relacionados con los mismos.
Evolución de los servicios demandados
En el caso de las bibliotecas, originalmente, el 100 % de la demanda de este tipo de servicios se correspondía con trabajos de catalogación retrospectiva de fondos bibliográficos. Paulatinamente, según se avanzaba en los procesos de informatización, y una vez que se habían ido incorporando nuevos materiales a los inicialmente tratados, lo hicieron también otro tipo de tareas técnicas que eran requeridas a las empresas.
La propia evolución de los servicios bibliotecarios, la ampliación de los mismos que, afortunadamente, se ha podido llevar a cabo para dar respuesta al carácter social y cultural de las bibliotecas, ha hecho que, al menos de manera coyuntural, se haya recurrido a empresas para poder cubrirlos.
La evolución de los trabajos en centros archivísticos ha sido diferente, quizás también el punto de partida y la consideración de la propia administración, respecto a las bibliotecas, lo fue. Ahora, con la administración electrónica en auge, adquieren un protagonismo que siempre debieron tener y la demanda de servicios requeridos se ha ampliado, sumándose a procesos de organización, inventariado, descripción, digitalización, tareas de consultoría que contribuyan al desarrollo del archivo electrónico y su integración con el archivo físico.
Ventajas que ofrecen las empresas
Desde Albadoc entendemos la externalización de los servicios como un modelo de gestión que ofrece, sin duda, muchas ventajas para los centros en los que se aplica. Destacamos:
- Enriquecimiento de las instituciones a partir del know-how que puede aportar la empresa.
- Abaratamiento de costes.
- Optimización del tiempo en la realización de las tareas.
- Flexibilidad en la gestión de los servicios.
- Agilidad en la prestación de servicios.
- Ampliación de los servicios.
Cuestiones que han de tener en cuenta las administraciones
Sin duda, la legislación sobre contratos del Sector Público y, desde hace un tiempo, también la normativa sobre transparencia han supuesto un gran avance en la regulación de los servicios de externalización.
Desde nuestro punto de vista, además, esta regulación ha de estar acompañada de la consideración de una serie de cuestiones, entre las que destacamos:
- Laborales. La contratación de estos servicios ha de contemplar las condiciones laborales aceptables del personal que desarrollará los mismos. Si bien, hay quien afirmará que esta es una responsabilidad de la empresa, no hemos de olvidar que quienes contratan también tienen una responsabilidad a este respecto.
- Empresas. Los servicios demandados han de resultar atractivos a las empresas desde el punto de vista del beneficio. ¿De qué otra manera, si no, podrán asignar los recursos necesarios con todas las garantías posibles? Será fundamental dejar de premiar a empresas con estrategias de “bajo precio” que, sin duda, acaban sufriendo sus propios trabajadores.
- Control y evaluación. Deberá exigirse un servicio de calidad que responda a los estándares definidos. En este punto, la participación activa de los profesionales de la administración, asumiendo la dirección y supervisión de los trabajos, será fundamental.
En este contexto, nos planteamos una cuestión: ¿deberíamos ir hacia una contratación pública socialmente responsable? Sin duda, la cuestión es lo suficientemente relevante como para contar con un post propio.