El proyecto se desarrolla a través de un contrato con la Dirección General de Administración Digital de la Consejería de Hacienda y Administraciones Públicas de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha. El proceso de implantación de nuestras soluciones tecnológicas en los Archivos Históricos Provinciales de Castilla-La Mancha contempla el suministro e instalación de Albalá y MediaSearch, la parametrización del sistema en cada uno de los archivos incluidos en el proyecto, la migración e integración de las bases de datos y la formación de administradores y usuarios.
La Red de Archivos Históricos Provinciales de Castilla La-Mancha está conformada por cinco centros: Albacete, Ciudad Real, Cuenca, Guadalajara y Toledo. Estos centros son de titularidad estatal, pero su gestión está transferida a la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha a través de la Consejería de Educación, Cultura y Deportes. En conjunto, los cinco archivos históricos cuentan con más de 260 bases de datos, que acumulan alrededor de 2.600.000 registros.
Sin embargo, actualmente estos centros no poseen un sistema integral de gestión de archivos y trabajan con aplicaciones ofimáticas de propósito general (como Microsoft Access y Excel), y con recursos de red compartidos para la descripción de sus fondos documentales y la gestión de los objetos digitales asociados. Esto genera dificultades en la gestión de sus activos documentales, especialmente en la catalogación y la administración de los fondos, así como grandes limitaciones en la difusión de los contenidos a la ciudadanía por la imposibilidad de integrarse con el portal web de Patrimonio Digital de Castilla-La Mancha.
Sistema integrado de gestión de archivos con Albalá y MediaSearch
La implantación de nuestro sistema integrado de gestión y publicación web de documentación de archivo, con Albalá y MediaSearch, viene a dar respuesta a esas necesidades de los Archivos Históricos Provinciales y del Servicio del Libro, Archivos y Bibliotecas de la Consejería de Educación, Cultura y Deportes (SLAB), que también incorporará nuestra solución.
Albalá es una solución web idónea para las necesidades de archivos que requieren gestionar y custodiar toda la documentación en un único sistema. Permite la descripción y la clasificación, el control de consultas y préstamos, la gestión de depósitos, la vigencia y administración de los calendarios de conservación, la preservación y el acceso y la difusión web a través de su integración con MediaSearch. En resumen, todas las tareas propias en la gestión de un archivo.
Como valor añadido, nuestro sistema cumple con los formatos y los estándares recogidos en las normas internacionales para la gestión documental, el acceso y la difusión de contenidos digitales. Esto permitirá que el sistema de gestión de los Archivos Históricos Provinciales y del SLAB se integren con los otros sistemas de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha para poner los recursos digitales a disposición desde un punto de acceso único.
Un proceso en marcha
El proceso de implantación de nuestras soluciones tecnológicas en la red de Archivos Históricos Provinciales y en el SLAB de Castilla-La Mancha se inició en el segundo trimestre de este año. Este proceso incluye varias fases:
- El suministro e instalación del sistema integrado de gestión Albalá – MediaSearch (modelo on premise).
- La configuración y la parametrización del sistema para cada uno de los cinco archivos incluidos en el proyecto.
- La migración de las bases de datos a formatos estándar (ISAD, ISAAR, etc.) para su posterior integración en Albalá.
- La formación del sistema a administradores y usuarios.
Siguiendo nuestra metodología para este tipo de proyectos, en esta primera fase del proyecto se han constituido diferentes grupos de trabajo. En ellos se integran nuestros consultores con los equipos técnicos de la Dirección General de Administración Digital de la Consejería de Hacienda y Administraciones Públicas y de la Red de Archivos Históricos Provinciales de la JCCM.
Estos grupos de trabajo están abordando, de forma específica, aspectos relacionados con la infraestructura tecnológica y los requerimientos asociados a esta; con la arquitectura del sistema; con la configuración y parametrización comunes a todos los archivos; y con el análisis de las bases de datos.
El desarrollo de todo el proceso de implantación del nuevo sistema integrado de gestión de archivos con nuestra solución Albalá – MediaSearch tendrá una duración estimada de 10 meses.